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Asesoría en BPO de finanzas y tesorería

La asesoría en BPO de finanzas y tesorería ayuda a las empresas a tercerizar con seguridad pagos, conciliaciones y operaciones de tesorería. También ayuda a los proveedores BPO a construir la banca que los sostiene. CFO y responsables de operaciones BPO contratan a FIRMA Advisory para seleccionar proveedores, definir controles, accesos bancarios e infraestructura de pagos. El resultado son SLA claros, controles firmes y menores costos de pago.

Cuándo nos convocan las empresas

Nos convocan dos tipos de clientes: empresas que tercerizan operaciones financieras y proveedores BPO que las operan. Estos son los detonantes habituales.

  • Una empresa planea tercerizar pagos, aplicación de cobranzas o conciliación bancaria y necesita elegir un proveedor.
  • Un proceso de pagos tercerizado tuvo errores, demoras o una falla de control.
  • El proveedor necesita acceso a los portales bancarios, y nadie definió los poderes.
  • Se planea un cambio de proveedor, y los pagos no pueden detenerse durante el traspaso.
  • Un proveedor BPO incorpora clientes en nuevos países y necesita capacidad de pago local.
  • Los costos de pagos internacionales y de FX erosionan los márgenes de un proveedor BPO.

Para empresas que tercerizan operaciones de finanzas y tesorería

Tercerizar pagos, aplicación de cobranzas, conciliación bancaria u operaciones de tesorería traslada el trabajo, no la responsabilidad. Lo ayudamos a mantener el control de la caja y de los accesos bancarios mientras el proveedor opera el proceso.

  • Selección del proveedor: requisitos, una lista corta y la evaluación de proveedores BPO de finanzas y tesorería.
  • Acuerdos de nivel de servicio: horarios de corte, precisión, gestión de excepciones y reportes, incluidos en el contrato.
  • Controles: doble aprobación, separación clara entre los roles del proveedor y del cliente, y verificación por llamada de los cambios de datos bancarios.
  • Accesos y poderes bancarios: qué personal del proveedor puede ver, preparar o liberar pagos, y en qué banco.
  • Transición: una operación en paralelo, un plan de cambio y pasos de contingencia, para que los pagos sigan en todo momento.

El proveedor opera el proceso, y su equipo conserva las relaciones bancarias. Por lo general recomendamos que las facultades de liberación final de los pagos de alto valor queden en su equipo.

Para proveedores BPO que operan finanzas para muchos clientes

Los proveedores BPO que pagan, cobran y concilian para muchos clientes necesitan una banca construida para ese modelo. Diseñamos las estructuras de cuentas, los canales de pago y la configuración FX de las operaciones multicliente.

  • Infraestructura bancaria y de pagos: bancos, conectividad y sistemas de pago para cada mercado que atiende.
  • Estructuras de cuentas multicliente: cuentas virtuales, segregación por cliente y conciliación clara por cliente.
  • Costos de pagos internacionales: ruteo, sistemas de pago locales y precios bancarios para grandes volúmenes de pagos al exterior.
  • FX sobre los flujos de clientes: quién asume el spread, cómo se fijan las tasas y cómo se informan las conversiones a los clientes.

Las reglas para mantener o mover fondos de clientes varían según el país y la actividad. Diseñamos la banca con sus asesores legales y de cumplimiento, que confirman la situación regulatoria.

Qué entregamos

Los entregables dependen de qué lado de la tercerización esté usted. La tabla muestra los principales entregables y su plazo.

EntregableQué contienePlazo habitual
Requisitos y lista corta de proveedoresAlcance, volúmenes, controles y SLA, con los proveedores evaluados frente a ellos.Fin de la fase 1
Revisión de costos de pagos y FXCosto por pago y margen FX por corredor, con un plan de ruteo más económico.Fin de la fase 1
Diseño de controles y poderesReglas de aprobación, accesos bancarios por rol y los cambios de poderes a presentar en cada banco.Fin de la fase 2
Arquitectura bancaria para proveedoresBancos, cuentas, estructura de cuentas virtuales y canales de pago por mercado.Fin de la fase 2
Plan de transiciónOperación en paralelo, pasos de cambio, contingencia y los reportes de SLA que empiezan el primer día.Fase 3

Cómo se desarrolla un proyecto

Los proyectos tienen tres fases para ambos públicos. El contenido de cada fase cambia, pero la secuencia es la misma.

  1. Diagnóstico, semanas 1 a 3. Para las empresas, definimos requisitos y evaluamos proveedores. Para los proveedores BPO, mapeamos bancos, flujos, costos de pagos y FX actuales.
  2. Diseño, semanas 3 a 6. Diseñamos los controles, los accesos bancarios y los SLA, o la arquitectura bancaria multicliente. Bancos y proveedores reciben requisitos claros.
  3. Transición e implementación, semanas 6 a 12. Acompañamos el cambio de proveedor o la nueva configuración bancaria hasta la puesta en producción. Los primeros ciclos operativos se monitorean frente a las métricas acordadas.

Qué cambia para el cliente

Los resultados se miden en reportes de SLA, registros bancarios y costos de pago. Estos son los tipos de resultado que reportamos.

  • Cumplimiento de SLA en precisión, puntualidad y excepciones, medido cada mes.
  • Accesos y poderes bancarios alineados con los roles acordados.
  • Excepciones de control en pagos, antes y después de tercerizar.
  • Pagos procesados sin interrupción durante el cambio de proveedor.
  • Costo por pago internacional y margen FX por corredor, antes y después.
  • Bancos y cuentas necesarios para atender cada mercado.

Por qué un ex banquero independiente

Los bancos ven las operaciones financieras tercerizadas desde ambos lados: como banco del cliente y como banco del proveedor. Federico Lleonart trabajó en cash management en J.P. Morgan y Barclays, donde se configuran los accesos, los poderes y los canales de pago de los clientes.

¿Qué necesitan los bancos cuando un proveedor opera sus cuentas?

Los bancos necesitan saber quién puede ver, preparar y liberar pagos, y con qué autorización. Los poderes, los permisos de usuario y la documentación deben coincidir con el contrato de tercerización.

Si no coinciden, los bancos pueden retener los cambios hasta que se corrijan los documentos. Planificarlo temprano evita demoras en el cambio.

¿Qué controles importan más en los pagos tercerizados?

Los cambios de datos bancarios y la liberación de pagos son los puntos de mayor riesgo. Mantenga un paso de verificación y una aprobación final dentro de su propio equipo para los pagos de alto valor.

¿Cómo debería estructurar su banca multicliente un proveedor BPO?

Las cuentas virtuales permiten que una cuenta física lleve referencias separadas para cada cliente. La conciliación por cliente se simplifica, y se necesitan menos cuentas físicas.

La estructura igual debe cumplir las reglas sobre fondos de clientes en cada país. Sus asesores legales lo confirman antes de la puesta en producción.

¿Por qué son tan caros los pagos internacionales y el FX?

Los grandes volúmenes de pagos internacionales pequeños suelen pasar por cadenas de corresponsales, con comisiones en cada paso. El FX se convierte a tasas minoristas salvo que se haya negociado.

Los sistemas de pago locales, un mejor ruteo y un FX negociado pueden bajar el costo por pago. Lo medimos por corredor, antes y después.

FIRMA Advisory no cobra comisiones de bancos, proveedores de pagos ni firmas de BPO. Un consultor senior lidera el trabajo para ambos públicos.

Para firmas de consultoría y equipos de private equity

Las firmas de consultoría nos convocan como especialistas bancarios y de tesorería en programas de tercerización financiera o centros de servicios compartidos. Los equipos de private equity nos convocan cuando sus participadas tercerizan operaciones financieras. Nuestro modelo de colaboración explica cómo trabajamos con su equipo.

Preguntas frecuentes

Estas son las primeras preguntas que hacen tanto las empresas como los proveedores BPO. Cada respuesta es directa.

¿Recomiendan un proveedor BPO en particular?

No. Definimos requisitos y evaluamos a los proveedores frente a ellos, pero no cobramos honorarios ni comisiones de ningún proveedor. La recomendación se basa en sus volúmenes, controles, países y presupuesto. Usted toma la decisión final con una comparación documentada a la vista.

¿Cuánto cuesta y cómo se estructura?

El precio depende del alcance, la cantidad de bancos y países, y de si usted es una empresa o un proveedor BPO. La mayoría de los proyectos empieza con un diagnóstico de alcance fijo y luego sigue como proyecto de diseño y transición. Las revisiones periódicas de SLA o de la banca pueden funcionar como retainer. Consulte los modelos de contratación y honorarios.

¿Cuánto tiempo lleva?

Un proyecto típico dura de 8 a 12 semanas, desde el diagnóstico hasta la puesta en producción. Los cambios de proveedor suelen necesitar una operación en paralelo, y el alta bancaria en nuevos mercados sigue el proceso propio de cada banco. Planificamos en función de ambos plazos desde el inicio.

¿El trabajo es remoto o presencial?

La mayor parte del trabajo es remota, con su equipo, el proveedor y los bancos. Los períodos de transición y cambio pueden aprovechar apoyo presencial en su equipo de finanzas o en el centro de operaciones del proveedor. El tiempo presencial se acuerda en el alcance. Los viajes se facturan al costo y se aprueban por adelantado.

¿Qué regiones e idiomas cubren?

Trabajamos con empresas y proveedores BPO que operan en Estados Unidos, Europa y América Latina. Federico Lleonart trabaja en inglés, español, portugués, italiano y francés. Por eso, los centros de operaciones y los bancos en esos idiomas participan de forma directa. Las configuraciones con varios países siguen un mismo diseño.

¿Cómo manejan la confidencialidad entre el cliente y el proveedor?

Los proyectos son confidenciales por diseño. Los datos del cliente, las propuestas de los proveedores y los documentos bancarios se usan solo para el proyecto y nunca se comparten sin aprobación. Cuando trabajamos para un proveedor BPO, los datos de sus clientes se mantienen dentro del alcance acordado. Los nombres de clientes nunca se publican sin consentimiento explícito.
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